Kelle jaoks on ettevõtte raamatupidamine tegelikult üles ehitatud?

Ettevõtte raamatupidamine võib olla täiesti korras. Maksud on deklareeritud, majandusaasta aruanne esitatud, arved kajastatud ja saldod klapivad.

Aga siis tahab juht teada, kuidas on läinud ettevõtte erinevatel tegevussuundadel ja millest nende tulemused kujunevad. Vastust sellele küsimusele ei pruugi raamatupidamisest välja tulla. Probleem ei pruugi olla raamatupidamise kvaliteedis, vaid selles, kelle vajaduste järgi ettevõtte raamatupidamine üldse üles ehitati.

Raamatupidamisel on selged seadusest ja standardist tulenevad ülesanded. Maksuarvestus peab olema korrektne, tehingud kajastatud ja aruanded esitatud. Kuid ettevõte ise on samuti oma raamatupidamisandmete kasutaja. Kui raamatupidamise korraldamisel ettevõtte enda infovajadusega ei arvestata, võibki tulemuseks olla täiesti korrektne raamatupidamine, aga juhi küsimused ei leia vastuseid.

Raamatupidamise ülesehitus määrab, mida hiljem näha saab

Raamatupidamise korraldamisel tehtavad valikud võivad esmapilgul tunduda tehnilised. Milliseid kontosid kasutatakse, milliseid dimensioone luuakse ja kui detailselt erinevaid tegevusi eristatakse.

Kui ettevõttel on mitu tegevusvaldkonda, kuid nende tulud ja kulud kajastuvad samadel kontodel ning neid ei eristata ka dimensioonide ega objektidega, näeb juht ettevõtte koondtulemust. Sama küsimus võib tekkida projektide, üksuste, asukohtade või muude ettevõtte jaoks oluliste vaadete puhul.

Kui vajalik eristus on raamatupidamises olemas, saab selle põhjal hiljem infot kokku panna. Kui seda algandmetes ei ole, ei teki see ka parema aruande tegemisega iseenesest juurde.

Siiski, kõike ei ole vaja eraldi kontole panna

Siit võib üsna lihtsalt jõuda teise äärmusse. Kui ettevõttel on vaja rohkem infot, tundub loogiline teha detailsem kontoplaan, lisada dimensioone ja hakata järjest rohkem tehinguid eristama. Mingil hetkel võib detailsus aga hakata töötama iseenda eesmärgile vastu.

Mitte iga uut kontot või dimensiooni ei saa põhjendada ärivajadusega. Mida detailsemaks süsteem muutub, seda rohkem tekib iga tehingu kajastamisel valikuid ning koos sellega kasvab ka vigade oht. Mingist hetkest muutub süsteemi järjepidev kasutamine lihtsalt liiga keeruliseks.

Lisaks peab keegi kogu seda detailsust hiljem ka kasutama. Võimalik on üles ehitada väga detailne kontoplaan ja dimensioonide süsteem, kuid kui neid vaateid regulaarselt ei jälgita ega nende põhjal otsuseid tehta, muutub suur osa detailsusest lihtsalt täiendavaks tööks. Iga täiendava eristuse puhul tasub seetõttu teada, kes seda infot päriselt vajab ja kas seda üldse kasutatakse.

Piisavalt hea võib olla parem kui ideaalne

Teine oht on jääda kinni täpsuse küsimusse. Kui kõiki kulusid ei ole võimalik täiesti täpselt tegevussuundade, projektide või üksuste vahel jagada, võib tekkida tunne, et sellisel „poolikul“ jaotusel ei ole mõtet. Praktikas ei pea juhtimiseks kasutatav info olema ideaalne, et sellest oleks kasu.

Kui suudame näiteks 80% kuludest mõistliku töömahuga sisuliselt ära jagada, oleme juba teinud väga suure sammu võrreldes olukorraga, kus kogu kulu jääb ühte suurde kogumisse. Oluline on teada, millise loogika järgi jaotus on tehtud, ning kasutada seda järjepidevalt. 80% ei ole siin raamatupidamisstandard ega universaalne piir. Oluline on põhimõte.

100% detailsust taotlev süsteem võib muutuda nii keeruliseks ja kulukaks, et organisatsioonil ei käi sellest lõpuks jõud üle ja süsteem laguneb kiirelt. Mõnevõrra lihtsam süsteem, mida suudetakse järjepidevalt töös hoida ja mille infot päriselt kasutatakse, võib ettevõttele anda rohkem.

„Kas me teeme äri raha või raamatupidamise pärast?“

See on täiesti õigustatud küsimus. Ettevõtte eesmärk ei ole ehitada võimalikult põhjalikku raamatupidamist. Raamatupidamine peab toetama äri, mitte vastupidi.

Probleem ei pruugi igapäevases tegevuses kohe välja paista. Ettevõte tegutseb, arved liiguvad, maksud saavad deklareeritud ja raamatupidamine toimib. Puudujääk muutub nähtavaks siis, kui juht vajab infot, mille saamiseks ei ole raamatupidamise ülesehitamisel vajalikku eristust loodud või ettevõtte infovajadust piisavalt läbi mõeldud.

Puudulikult läbi mõeldud ülesehitus muutub eriti oluliseks siis, kui ettevõtte tulemustes toimub muutus. Kui raamatupidamisandmed ei võimalda näha, kus ja miks muutus tekkis, on juhil keeruline sellele adekvaatselt reageerida.

Raamatupidamise korraldamine vajab koostööd

Raamatupidaja ei saa üksi teada, milliste vaadete järgi ettevõte oma tegevust jälgib või millist infot otsuste tegemiseks vajab. Samamoodi ei pea ärilise vajaduse sõnastaja teadma, kas vajalik info tuleks raamatupidamises lahendada kontoplaani, dimensioonide või mõne muu arvestusliku lahendusega. Seetõttu ei peaks raamatupidamise ülesehitus olema ainult raamatupidaja otsus. Sisend peab tulema ka ettevõttest endast.

Ettevõtte poolt võib see sisend tulla juhilt, finantsjuhilt või kelleltki teiselt, kes tunneb äri ja selle infovajadust. Oluline on osata kirjeldada ärilist küsimust. Kas või näiteks seda, et ettevõttel on kolm tegevussuunda ning nende tulemusi soovitakse regulaarselt eraldi jälgida.

Ettevõte peab teadma, millist infot tal päriselt vaja on, ning arvestus peab võimaldama seda järjepidevalt saada.

Hiljem saab analüüsida seda, mis on varem talletatud

Raamatupidamise andmed on suure osa ettevõtte hilisema finantsanalüüsi ja juhtimisaruandluse alus. Kui andmed on ettevõtte vajadusi arvestades hästi korraldatud, saab nende põhjal võrrelda tulemusi, otsida muutuste põhjuseid ja toetada juhtimisotsuseid.

Lõpuks ei ole küsimus selles, kui palju infot raamatupidamisse mahub, vaid selles, kas sealt on võimalik kätte saada see oluline info, mida ettevõttel endal oma tegevuse mõistmiseks vaja läheb.