Millal vajab ettevõte välist finantsjuhti?

Ettevõttel võivad olla raamatupidamisaruanded olemas, numbrid korrektsed ja kohustused täidetud, kuid juhtimise seisukohalt ei pruugi sellest ikkagi piisata. Küsimus ei ole alati selles, kas info on olemas, vaid selles, kas olemasolev info aitab vastata küsimustele, mida ettevõtte juhtimiseks tegelikult vaja on.

Juht võib näha kasumiaruannet, bilanssi ja käivet, kuid ikkagi küsida: miks tulemus muutus, kust kasum tegelikult tekib, miks raha napib või milline osa tegevusest tulemust kõige rohkem mõjutab? Kui sellistele küsimustele ei teki olemasolevast aruandlusest piisavat vastust, hakkab tekkima vajadus finantsjuhtimise järele.

See ei tähenda automaatselt, et ettevõttel oleks vaja palgata täiskohaga finantsjuht. Paljudes väiksemates ja keskmise suurusega ettevõtetes on finantsjuhi kompetentsi vaja märksa varem kui eraldi täiskohaga ametikohta. Sellises olukorras võib üheks lahenduseks olla väline finantsjuht.

Aruanded võivad olla olemas, aga küsimused jäävad vastuseta

Raamatupidamise üks oluline ülesanne on anda korrektne ülevaade sellest, mis ettevõttes on toimunud. Juhtimise küsimus algab sageli samast infost, kuid liigub sealt edasi.

Kui käive kasvas, tahab juht teada, miks kasum samas tempos ei kasvanud. Kui kasum vähenes, ei piisa teadmisest, et kulud olid suuremad. Oluline on mõista, millised muutused tulemust mõjutasid ja kas tegemist oli ühekordse kõrvalekalde või millegagi, millele tuleb tähelepanu pöörata ka järgmistel kuudel.

Sama kehtib olukorras, kus ettevõte teenib kasumit, kuid raha napib. Kasumiaruanne võib näidata positiivset tulemust, kuid see ei vasta iseenesest küsimusele, miks pangakontol raha vähemaks jääb. Selle teema taga võivad olla väga erinevad põhjused ning rahavoog väärib eraldi käsitlemist. Juhi jaoks on aga oluline juba see, et küsimus on tekkinud ja tavapärane aruanne sellele otsest vastust ei anna.

Selliseid olukordi võib tekkida ettevõtte kasvades üha rohkem.

Käive ei näita veel, kus tekib kasum

Üks tüüpiline juhtimisküsimus on see, millised tooted, teenused, kliendid või tegevused ettevõttele tegelikult kasumit teenivad.

Ettevõtte kogukäive võib kasvada ning ka kasumiaruande lõpptulemus võib olla positiivne. Sellest ei pruugi siiski selguda, milline osa tegevusest tulemust loob.

Mõni klient võib tuua palju käivet, kuid nõuda ebaproportsionaalselt palju tööaega või muid ressursse. Mõne toote müük võib suureneda, kuid selle marginaal olla teistest märksa väiksem. Mõni tegevus võib esmapilgul tunduda ettevõttele oluline, kuid selle tegelik panus tulemusse võib olla väga tagasihoidlik.

Kui selliseid seoseid ei ole vaja teada, võib ka üldisemast aruandlusest täiesti piisata. Vajadus muutub siis, kui juht peab nende seoste põhjal otsuseid tegema.

See on üks koht, kus ettevõtte finantsjuhtimine hakkab erinema pelgast numbrite olemasolust. Juht ei vaja enam ainult vastust küsimusele, kui suur oli kasum, vaid tahab teada, kust see kasum tekkis.

Oluline ei ole ainult tulemus, vaid ka põhjus

Teine sage küsimus tekib siis, kui tulemus muutub.

Ettevõtte kasum võib olla ühel kuul parem ja järgmisel kehvem. Käive võib jääda samaks, kuid brutokasum väheneda. Kulud võivad suureneda rohkem, kui juht ootas. Tegelik tulemus võib hakata eelarvest või varasemast plaanist kõrvale kalduma.

Sellisel juhul on numbriline erinevus alles küsimuse algus.

Kui juht näeb, et tulemus on võrreldes eelmise perioodiga halvenenud, on esimene teadmine olemas. Juhtimisotsuse tegemiseks on aga vaja mõista, mis selle muutuse põhjustas.

Põhjuseid võib olla üks või mitu. Muutunud võivad olla müügimahud, hinnad, ostuhinnad, tööjõukulu, tootevalik või kümned muud ettevõtte tegevusest sõltuvad tegurid.

Finantsjuhtimise vajadus tekibki sageli seal, kus enam ei piisa teadmisest, mis muutus, vaid vaja on mõista, miks see muutus.

Probleemi väärtus sõltub ka sellest, millal seda märgatakse

Mõne finantsküsimuse puhul ei ole kõige olulisem ainult vastuse leidmine. Sama oluline võib olla see, kui kiiresti küsimus üldse nähtavaks muutub.

Näiteks võivad ettevõtte kulud hakata kasvama kiiremini kui käive. Ühe kuu põhjal ei pruugi sellel olla suurt tähendust. Kui sama suund jätkub aga pikemalt, hakkab see varem või hiljem mõjutama kasumlikkust.

Juhtimise seisukohalt on suur vahe, kas selline muutus avastatakse siis, kui see alles hakkab tekkima, või mitu kuud hiljem, kui mõju on juba ettevõtte tulemuses selgelt näha.

Sama põhimõte kehtib paljude teiste näitajate puhul. Finantsjuhtimise eesmärk ei ole ainult tagantjärele selgitada, mis juhtus. Vajadusel peab info aitama tähele panna ka seda, et ettevõtte senine suund hakkab muutuma.

See ei tähenda, et iga muutus nõuaks sekkumist. Küll aga on juhil keeruline otsustada, kas sekkuda või mitte, kui muutus jääb õigel ajal märkamata.

Kas ettevõte liigub selles suunas, kuhu pidi liikuma?

Ettevõtte finantsjuhtimine muutub olulisemaks ka siis, kui juht tahab võrrelda tegelikku tulemust sellega, mida ettevõte ise ootas.

Plaani olemasolu ei tähenda tingimata keerukat eelarvestamise süsteemi. Ka lihtsama ettevõtte puhul on tavaliselt olemas mingi ettekujutus sellest, milline peaks olema müük, kasumlikkus või rahaline seis mõne kuu pärast.

Kui tegelik tulemus hakkab sellest erinevalt liikuma, tekib taas küsimus, miks.

Üks asi on teada, et ettevõte jäi plaanist maha. Teine asi on mõista, milline osa erinevusest on oluline, millest see tekkis ja kas senine ootus on üldse veel realistlik.

Just sellistes küsimustes muutuvad numbrid juhtimisinfoks. Üks number eraldi ütleb harva piisavalt palju. Väärtus tekib võrdlusest, seostest ja põhjuste mõistmisest.

Vajadus tekib sageli enne ametikohta

Finantsjuhi kompetentsi vajadus ja täiskohaga finantsjuhi vajadus ei teki tingimata samal ajal.

Ettevõte võib olla jõudnud punkti, kus juht vajab regulaarselt rohkem finantsinfot ja analüüsi, kuid ettevõtte suurus või keerukus ei põhjenda veel eraldi täiskohaga finantsjuhi ametikohta.

Sellises olukorras võib väline finantsjuht olla üks võimalik lahendus.

Oluline ei ole aga alustada küsimusest, kas ettevõttel on finantsjuhti vaja kolm, kümme või nelikümmend tundi nädalas. Esmalt tuleb vaadata, milliseid küsimusi ettevõtte juhtimise käigus tegelikult lahendada tuleb.

Mõnikord tekib esimene vajadus ühe konkreetse küsimuse kaudu. Juht tahab näiteks aru saada, miks kasumlikkus on muutunud või milline tegevus ettevõttes tegelikult väärtust loob. Sellest ei pea kohe kujunema pidevat koostööd.

Küll aga näitab selline küsimus, et ettevõte vajab vähemalt selles olukorras finantsjuhtimise kompetentsi.

Õigete küsimuste leidmine on osa finantsjuhtimisest

Siin on veel üks oluline piir.

Kui ettevõtte finantsinfo muutub keerukamaks, ei pruugi probleem olla enam ainult selles, et mõnele küsimusele puudub vastus. Probleem võib olla ka selles, et kõiki vajalikke küsimusi ei osata veel esitada.

Juht tunneb oma äri. Ta teab, mida ettevõte müüb, millised kliendid on olulised ja millised probleemid igapäevatöös tekivad. Finantsvaade peab sellele lisama oskuse siduda need küsimused numbritega.

Näiteks ei pruugi esmane küsimus olla „miks brutomarginaal vähenes?“. Juht võib lihtsalt näha, et ettevõte teeb rohkem tööd, käive kasvab, kuid tulemus ei parane.

Finantsjuhtimise ülesanne algab sellisel juhul õigete küsimuste leidmisest. Mis on muutunud? Millises tegevuse osas muutus tekkis? Kas probleem on hinnas, mahus, kuludes või nende kombinatsioonis?

Mida keerukamaks ettevõte muutub, seda vähem piisab üksikute numbrite vaatamisest. Olulisemaks muutuvad nendevahelised seosed.

Millal siis välist finantsjuhti vaja on?

Ühte konkreetset käibe-, töötajate arvu või ettevõtte vanuse piiri siin ei ole.

Ka kaks sama suure käibega ettevõtet võivad olla finantsjuhtimise seisukohalt täiesti erineva keerukusega. Ühel võib olla üks selge tegevussuund ja lihtne kulustruktuur. Teisel kümneid kliente, erinevaid teenuseid, varusid, projekte või kiiresti muutuvaid marginaale.

Seetõttu ei ole kõige parem küsimus, kui suureks peab ettevõte kasvama, enne kui tal on vaja välist finantsjuhti.

Praktilisem küsimus on: kas ettevõtte juhtimiseks vajalikud finantsküsimused saavad olemasoleva info põhjal piisavalt hästi vastatud?

Kui aruanded on olemas, kuid nende põhjal ei ole võimalik piisavalt hästi mõista, kust tulemus tekib, miks see muutub või kas ettevõte liigub soovitud suunas, on finantsjuhtimise vajadus juba tekkinud.

Välist finantsjuhti ei ole seega vaja sellepärast, et raamatupidamine oleks tingimata halb või puudulik. Vajadus tekib siis, kui ettevõtte juhtimiseks tekivad küsimused, millele tavapärane aruandlus enam piisavat vastust ei anna.