Millal vajab ettevõte välist finantsjuhti?

Ettevõttel võivad olla raamatupidamisaruanded olemas, numbrid korrektsed ja kohustused täidetud, kuid juhtimise seisukohalt ei pruugi sellest ikkagi piisata. Küsimus ei ole alati selles, kas info on olemas, vaid selles, kas olemasolev info aitab vastata küsimustele, mida ettevõtte juhtimiseks tegelikult vaja on.

Juht võib näha kasumiaruannet, bilanssi ja käivet, kuid ikkagi küsida: miks tulemus muutus, kust kasum tegelikult tekib, miks raha napib või milline osa tegevusest tulemust kõige rohkem mõjutab? Kui sellistele küsimustele ei teki olemasolevast aruandlusest piisavat vastust, hakkab tekkima vajadus finantsjuhtimise järele.

Aruanded võivad olla olemas, aga küsimused jäävad vastuseta

Raamatupidamise üks oluline ülesanne on anda korrektne ülevaade sellest, mis ettevõttes on toimunud. Juhtimise küsimused algavad sageli samast infost, kuid liiguvad sealt edasi. Kui käive kasvas, tahab juht teada, miks kasum samas tempos ei kasvanud. Kui kasum vähenes, ei piisa teadmisest, et kulud olid suuremad. Oluline on mõista, millised muutused tulemust mõjutasid ja kas tegemist oli ühekordse kõrvalekalde või millegagi, millele tuleb tähelepanu pöörata ka järgmistel kuudel.

Sama kehtib olukorras, kus ettevõte teenib kasumit, kuid raha napib. Kasumiaruanne võib näidata positiivset tulemust, kuid see ei vasta iseenesest küsimusele, miks pangakontol raha vähemaks jääb. Selle taga võivad olla väga erinevad põhjused ning rahavoog väärib eraldi käsitlemist. Juhi jaoks on siin oluline eelkõige see, et tavapärane aruanne ei anna enam tema küsimusele otsest vastust.

Ettevõtte kasvades tekib selliseid olukordi tavaliselt rohkem. Mitte tingimata sellepärast, et aruandlus muutuks halvemaks, vaid ettevõte ise muutub keerukamaks ja juhtimisotsused nõuavad rohkem infot.

Käive ei näita veel, kus tekib kasum

Üks tüüpiline juhtimisküsimus on see, millised tooted, teenused, kliendid või tegevused ettevõttele tegelikult kasumit teenivad. Ettevõtte kogukäive võib kasvada ning ka kasumiaruande lõpptulemus võib olla positiivne, kuid sellest ei pruugi siiski selguda, milline osa tegevusest tulemust loob.

Mõni klient võib tuua palju käivet, kuid nõuda ebaproportsionaalselt palju tööaega või muid ressursse. Mõne toote müük võib suureneda, kuid selle marginaal olla teistest märksa väiksem. Mõni tegevus võib esmapilgul tunduda ettevõttele oluline, kuid selle tegelik panus tulemusse olla tagasihoidlik.

Kui selliseid seoseid ei ole juhtimiseks vaja teada, võib ka üldisemast aruandlusest täiesti piisata. Vajadus muutub siis, kui nende põhjal tuleb hakata tegema otsuseid – näiteks otsustada hinnastamise, kliendivaliku, tootevaliku või ressursside kasutamise üle. Siis ei piisa enam vastusest küsimusele, kui suur oli ettevõtte kasum. Vaja on aru saada, kust see kasum tekkis.

Kui tulemus muutub, tuleb jõuda põhjuseni

Ettevõtte kasum võib olla ühel kuul parem ja järgmisel kehvem. Käive võib jääda samaks, kuid brutokasum väheneda. Kulud võivad suureneda rohkem, kui juht ootas, või tegelik tulemus hakata eelarvest ja varasemast plaanist kõrvale kalduma.

Sellisel juhul näitab aruanne küll, mis muutus, kuid juhtimisotsuse tegemiseks tuleb jõuda muutuse põhjuseni. Selle taga võivad olla müügimahud, hinnad, ostuhinnad, tööjõukulu, muutunud tootevalik või mitu tegurit korraga. Just siin muutub oluliseks oskus numbrid ettevõtte tegeliku tegevusega kokku viia.

Kõik kõrvalekalded ei ole probleemid ja iga muutus ei nõua sekkumist. Mõnikord on tegemist täiesti tavapärase kõikumisega, teinekord annab sama muutus märku millestki, mis hakkab ettevõtte tulemust pikemalt mõjutama. Selle vahe mõistmine ongi juhtimise jaoks olulisem kui kõrvalekalde enda nägemine.

Oluline on ka see, millal muutust märgatakse

Mõne finantsküsimuse puhul ei ole kõige olulisem ainult vastuse leidmine. Sama oluline võib olla see, kui kiiresti muutus üldse nähtavaks muutub.

Näiteks võivad ettevõtte kulud hakata kasvama kiiremini kui käive. Ühe kuu põhjal ei pruugi sellel olla suurt tähendust. Kui sama suund jätkub pikemalt, hakkab see varem või hiljem mõjutama kasumlikkust. Juhtimise seisukohalt on suur vahe, kas muutus avastatakse selle tekkides või mitu kuud hiljem, kui mõju on juba ettevõtte tulemuses selgelt näha.

Finantsjuhtimise ülesanne ei ole seetõttu ainult tagantjärele selgitada, mis juhtus. Info peab vajadusel aitama märgata ka seda, kui ettevõtte senine suund hakkab muutuma. See ei tähenda, et iga muutus nõuaks sekkumist, küll aga peab juhil olema võimalus otsustada ajal, mil otsusel on veel mõju.

Kas ettevõte liigub selles suunas, kuhu pidi liikuma?

Finantsjuhtimine muutub olulisemaks ka siis, kui juht tahab võrrelda tegelikku tulemust sellega, mida ettevõte ise ootas. Selleks ei pea tingimata olema keerukat eelarvestamise süsteemi. Ka lihtsama ettevõtte puhul on tavaliselt olemas mingi ettekujutus sellest, milline peaks olema müük, kasumlikkus või rahaline seis mõne kuu pärast.

Kui tegelik tulemus hakkab ootusest erinevalt liikuma, ei ole küsimus ainult selles, kui suur erinevus tekkis. Tuleb mõista, millest see tuli, kas sellel on pikem mõju ja kas senine ootus on üldse veel realistlik.

Just siin muutuvad numbrid juhtimisinfoks. Üks number eraldi ütleb harva piisavalt palju. Väärtus tekib sellest, kui tulemust saab millegagi võrrelda ja erinevuse taga olevad põhjused on arusaadavad.

Vajadus tekib sageli enne ametikohta

Finantsjuhi kompetentsi vajadus ja täiskohaga finantsjuhi vajadus ei teki tingimata samal ajal. Ettevõte võib olla jõudnud punkti, kus juht vajab regulaarselt rohkem finantsinfot ja analüüsi, kuid ettevõtte suurus või keerukus ei põhjenda veel eraldi täiskohaga finantsjuhi ametikohta.

Sellises olukorras võib väline finantsjuht olla üks võimalik lahendus. Küsimust ei ole aga mõistlik alustada sellest, kas finantsjuhti on vaja kolm, kümme või nelikümmend tundi nädalas. Esmalt tuleb vaadata, milliseid küsimusi ettevõtte juhtimise käigus tegelikult lahendada tuleb.

Mõnikord tekib vajadus ühe konkreetse küsimuse kaudu. Juht tahab näiteks aru saada, miks kasumlikkus on muutunud või milline tegevus ettevõttes tegelikult väärtust loob. Sellest ei pea kohe kujunema pidevat koostööd. Esmalt on vaja probleemist aru saada ja alles seejärel saab hinnata, millist finantsjuhtimise tuge ettevõte tegelikult vajab.

Õigete küsimuste küsimine on osa finantsjuhtimisest

Kui ettevõtte finantsinfo muutub keerukamaks, ei pruugi probleem olla enam ainult selles, et mõnele küsimusele puudub vastus. Probleem võib olla ka selles, et kõiki vajalikke küsimusi ei osata veel esitada.

Juht tunneb oma äri. Ta teab, mida ettevõte müüb, millised kliendid on olulised ja millised probleemid igapäevatöös tekivad. Finantsvaade peab aitama need tähelepanekud numbritega kokku viia. Esmane küsimus ei pruugi olla „miks brutomarginaal vähenes?“. Juht võib lihtsalt näha, et ettevõte teeb rohkem tööd ja käive kasvab, kuid tulemus ei parane.

Sealt tuleb hakata edasi minema. Mis on muutunud? Millises tegevuse osas muutus tekkis? Kas põhjus on hinnas, mahus, kuludes või nende kombinatsioonis? Finantsjuhtimise väärtus ei seisne ainult valmis aruande esitamises, vaid ka oskuses jõuda küsimusteni, mille vastused aitavad juhil otsustada.

Millal siis välist finantsjuhti vaja on?

Ühte konkreetset käibe-, töötajate arvu või ettevõtte vanuse piiri siin ei ole. Ka kaks sama suure käibega ettevõtet võivad olla finantsjuhtimise seisukohalt täiesti erineva keerukusega. Ühel võib olla üks selge tegevussuund ja lihtne kulustruktuur, teisel kümneid kliente, erinevaid teenuseid, varusid, projekte või kiiresti muutuvaid marginaale.

Seetõttu ei ole kõige parem küsimus, kui suureks peab ettevõte kasvama, enne kui tal on vaja välist finantsjuhti. Praktilisem küsimus on: kas ettevõtte juhtimiseks vajalikud finantsküsimused saavad olemasoleva info põhjal piisavalt hästi vastatud?

Kui aruanded on olemas, kuid nende põhjal ei ole võimalik piisavalt hästi mõista, kust tulemus tekib, miks see muutub või kas ettevõte liigub soovitud suunas, on finantsjuhtimise vajadus juba tekkinud. Just selles etapis võib ettevõttel olla vaja finantsjuhi kompetentsi juba enne seda, kui tekib vajadus palgata finantsjuht täiskohaga.

Välist finantsjuhti ei ole seega vaja sellepärast, et raamatupidamine oleks tingimata halb või puudulik. Vajadus tekib siis, kui ettevõtte juhtimiseks tekivad küsimused, millele tavapärane aruandlus enam piisavat vastust ei anna.