Raamatupidamine on korras, aga juhtimisinfot ikka ei ole – miks?

Asi ei pruugi olla info puudumises. Vastupidi – infot võib olla väga palju. Küsimus on selles, kas olemasolev info on sellisel kujul, et selle põhjal saab ettevõtet juhtida.

Ettevõtte raamatupidamine on täiesti korras. Tehingud on kajastatud, maksud deklareeritud, kasumiaruanne olemas ning vajadusel saab raamatupidamisest kätte väga detailse info. Ometi võib juht avastada, et lihtsale juhtimisküsimusele ei ole sugugi lihtne vastust saada.

Raamatupidamine ja juhtimisinfo kasutavad suuresti samu algandmeid, kuid vaatavad neid erinevast vaatenurgast. Raamatupidamises vajalik detailsus ei ole alati see detailsus, millest juht peaks alustama. Juht vajab kõigepealt helikopterivaadet – tervikpilti ettevõttest, mille põhjal saab otsustada, kuhu on vaja sügavamalt sisse vaadata.

Andmeid on palju, aga vastuseid ikka pole

Raamatupidamine peabki olema detailne. Üksikud tehingud tuleb õigesti kajastada ning tulud, kulud, nõuded, kohustused ja muu vajalik info peab olema jälgitav. Juhtimise seisukohalt ei ole aga kogu see detailsus kogu aeg võrdselt oluline.

Juhi küsimused on teistsugused. Mis ettevõtte tulemust praegu kõige rohkem mõjutab? Kus tekib raha? Millised kulud mõjutavad tulemust kõige enam? Kas mõni oluline muutus vajab tähelepanu? Millele peaks juhtkond praegu keskenduma?

Sellistele küsimustele vastamiseks ei ole tingimata vaja rohkem andmeid, vaid olemasolevat infot tuleb vaadata teise nurga alt. Ettevõtte finantsjuhtimise seisukohalt tähendab see finantsanalüüsi kasutamist selleks, et tuua numbritest välja just need seosed ja muutused, mis on juhtimisotsuste jaoks olulised.

Hea juhtimisinfo annab juhile esmalt tervikpildi ja võimaldab sealt vajaduse korral liikuda detailsemale tasemele. Kui mõni näitaja või muutus tekitab küsimuse, saab uurida selle põhjuseid. Kui aga juht peab alustama tuhandetest tehingutest või mitmekümnest kontost ning ise sealt olulist otsima, ei täida info veel hästi oma juhtimisülesannet.

Juhtimisinfo algab äri mõistmisest

Kui olemasolev aruandlus ei anna vajalikke vastuseid, tekib üsna lihtne kiusatus teha uus aruanne, muuta kontoplaani või hakata koguma rohkem andmeid. See aga ei pruugi probleemi lahendada.

Enne tehniliste muudatuste tegemist tuleb aru saada ettevõtte ärist. Kust tuleb raha? Kuhu see läheb? Millest kujuneb kasum? Millised tegevused mõjutavad tulemust kõige rohkem?

Sama oluline on mõista, mida ettevõte ise tahab juhtida. Ühes ettevõttes võib tähelepanu olla kasumlikkusel, teises rahavoo juhtimisel, kolmandas aga mõne tegevussuuna arendamisel. Mõnes ettevõttes võib üheks prioriteediks olla hoopis töötajate heaolu või võime investeerida tulevikku. Neid valikuid ei saa finantsjuht ettevõtte eest teha. Need lähtuvad omanike, juhatuse ja juhtkonna eesmärkidest.

Seetõttu ei ole olemas ühte universaalset juhtimisaruannet, mis sobiks ühtemoodi kõigile ettevõtetele. Ka väga põhjalik ettevõtte finantsanalüüs võib olla juhtimiseks väheväärtuslik, kui selle ülesehitus ei lähtu sellest, kuidas konkreetne äri tegelikult toimib ja mida seal soovitakse juhtida. Analüüs peab võimaldama vajaduse korral minna ka näitaja sisse ja mõista, mis konkreetse numbri taga tegelikult toimub.

Kõigepealt piisavalt hea, siis paremaks

Juhtimisinfo ülesehitamine ei pea algama kogu senise süsteemi ümbertegemisest. Sageli on mõistlik kõigepealt vaadata, millise pildi saab kätte juba olemasolevatest andmetest. Eesmärk ei ole esimesel katsel luua ideaalset süsteemi, vaid saada piisavalt hea tervikvaade, mille põhjal saab hakata õigeid küsimusi esitama.

Ebatäiuslik, kuid otsustamiseks piisav info võib olla märksa väärtuslikum kui ideaalse info ootamine olukorras, kus juhtimisinfot sisuliselt pole. Esimene vaade ei pea andma vastust igale küsimusele. Selle ülesanne on anda juhile piisavalt hea alus, mille pealt edasi liikuda.

Kasutamise käigus selgub, mis töötab ja mis mitte. Mõni jaotus võib osutuda ebavajalikuks, mõnes kohas võib tekkida vajadus täpsema info järele. Võib selguda, et mõnda kulu oleks tulevikus vaja teisiti liigendada või et mõne tegevuse kohta tuleks andmeid koguda teisel viisil. Alles siis on põhjust hakata muutma kulustruktuuri, raamatupidamise ülesehitust või ettevõtte sisemisi protsesse.

Siin on ka praktiline piir. Iga täiendav infovajadus tähendab kusagil täiendavat tööd. Väga detailse juhtimisinfo saamiseks võib üles ehitada süsteemi, mis nõuab ettevõtte inimestelt järjest rohkem sisestamist, märkimist ja klassifitseerimist. Ühel hetkel võib juhtimisinfo kogumine hakata segama nende inimeste põhitööd, kellelt neid andmeid küsitakse.

Juhtimisinfo sünnib koostöös juhtkonnaga

Juhtimisinfot ei saa ettevõttele lihtsalt väljastpoolt valmis kujul peale panna. Finantsjuht võib aidata näha seoseid, tuua numbritest välja olulise ning ehitada olemasolevatest andmetest juhtimiseks sobivama vaate, kuid selleks peab ta mõistma, kuidas ettevõte töötab ja millised küsimused on juhtkonna jaoks tegelikult olulised.

Juhtkond tunneb äri, selle eesmärke ja praktilisi vajadusi. Finantsjuhtimise ülesanne on aidata need vajadused siduda numbritega nii, et ettevõttes toimuv muutuks paremini nähtavaks. Seetõttu ei tasu juhtimisinfo ülesehitamist alustada aruande formaadist. Kõigepealt tuleb mõista küsimust, millele vastust otsitakse, ning alles seejärel otsustada, millist infot selle vastuse saamiseks tegelikult vaja on.

Hea juhtimisinfo peab toetama otsuseid

Juhtimisaruandluse kvaliteeti ei näita aruannete arv ega see, kui keerukas süsteem nende taga töötab. Olulisem on, mida juht selle infoga teha saab.

Hea juhtimisinfo võimaldab teha otsuseid ja neid numbritega põhjendada. Selle abil saab juht oma meeskonnaga olukorra läbi rääkida, hinnata, kas ettevõte liigub soovitud suunas, ning arutada, mida tuleks tulemuse parandamiseks teisiti teha.

Ettevõtte eesmärk ei pea seejuures alati olema võimalikult suure kasumi teenimine. Omanikel ja juhtkonnal võivad olla erinevad prioriteedid. Juhtimisinfo ülesanne on aidata näha, kuidas ettevõtte tegelik tegevus nende prioriteetidega kokku läheb.

Aruandlus või juhtimisinfo?

Seetõttu tasub korrektse raamatupidamise kõrval aeg-ajalt esitada veel üks küsimus: kas ettevõttel on olemas info, mille põhjal seda päriselt juhitakse?

Kui juht peab ise erinevatest aruannetest, Exceli tabelitest ja raamatupidamise detailidest tervikpilti kokku panema, ei pruugi probleem olla raamatupidamise kvaliteedis. Puudu võib olla ühendus raamatupidamise, ettevõtte tegeliku äri ja juhtimisotsuste vahel.

Selle ühenduse loomine ongi üks ettevõtte finantsjuhtimise ülesandeid. Mõnes ettevõttes teeb seda oma finantsjuht, mõnes jaguneb töö mitme inimese vahel ning mõnes võib sobiv lahendus olla väline finantsjuht.

Oluline pole ametinimetus, vaid see, et keegi aitaks muuta olemasolevad numbrid juhtimisinfoks, mille põhjal saab ettevõtte tulevikku puudutavaid otsuseid teha. Andmete olemasolu ei tähenda veel, et olemas on juhtimisinfo.